15713
<h1>Prowadzone rejestry ewidencyjne i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych </h1><div style="text-align: right;"><aside madkom-actionbuttons class="mkModule" data-module="actionBtns" data-forward="true"data-reply="false"data-print="true"data-xml="true"data-pdf="true"data-contact-form-id="null"></aside> </div><div style="text-align: left;"> </div><div style="text-align: left;"><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Na podstawie art. 8 ust. 4 Ustawy o dostępie do informacji publicznej informujemy, że:<br>Udostępnianie informacji publicznych nieudostępnionych przez Urząd Gminy w Biuletynie Informacji Publicznej następuje poprzez:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. wywieszanie informacji na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. udostępnianie materiałów dokumentujących posiedzenia organów kolegialnych gminy oraz udostępnianie dokumentów na pisemny wniosek, złożony w Urzędzie Gminy.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Nie jest wymagany wniosek w przypadku dokumentów, których udostępnienie może nastąpić niezwłocznie.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;"> </span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;"> </span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją niearchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa, zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym, w tym w szczególności:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Stanowisko do spraw obsługi organów gminy</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">- rejestr uchwał rady gminy;<br>- rejestr przepisów gminnych;<br>- rejestr interpelacji i wniosków radnych;<br>- rejestr uchwał komisji rady gminy;<br>- rejestr zarządzeń wójta;<br>- rejestr aktów wewnętrznych;<br>- rejestr wniosków o udzielenie informacji publicznej.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Stanowisko do spraw organizacyjnych i kadrowych</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">- rejestr skarg i wniosków;<br>- rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw;<br>- archiwum zakładowe.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Urząd Stanu Cywilnego</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">- rejestry wydawanych i utraconych dowodów osobistych – w posiadaniu od roku 1975 r.;<br>- skorowidz alfabetyczny aktów urodzeń, małżeństw i zgonów – w posiadaniu księgi stanu cywilnego z lat: 1935, 1936, 1937 i 1945; - od roku 1946 – pełny zakres dokumentów urzędu stanu cywilnego;<br>- rejestr wydanych zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą;<br>- ewidencja ludności;<br>- rejestr wyborców;<br>- rejestr dodatków mieszkaniowych;<br>- rejestr zaświadczeń komisji egzaminacyjnych (dotyczy nadawania stopnia awansu zawodowego nauczycielom).</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Stanowisko do spraw inwestycji, gospodarki nieruchomościami i zagospodarowania przestrzennego</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">- rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania przestrzennego – prowadzony do dnia 10 lipca 2003 r., <br>od dnia 11 lipca 2003 r. – rejestr wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym;<br>- od dnia 11 lipca – rejestr decyzji o ustaleniu warunków zabudowy rejestr miejscowych planów zagospodarowania <br>rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Stanowisko do spraw rolnictwa i ochrony środowiska</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">- publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Stanowisko do spraw działalności gospodarczej</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">- ewidencja działalności gospodarczej;<br>- rejestr zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Stanowisko do spraw drogownictwa i gospodarki komunalnej</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">- ewidencja dróg i obiektów mostowych.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Referat Finansowy</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">- ewidencja podatników;<br>- rejestr zwolnień 5–cio letnich z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego;<br>- rejestr ulg inwestycyjnych;<br>- rejestr ulg żołnierskich;<br>- rejestr umorzeń zaległości podatkowych;<br>- rejestr odroczeń zaległości podatkowych;<br>- rejestr odroczeń terminów płatności;<br>- rejestr umorzeń odsetek za zwłokę;<br>- rejestr wydanych zaświadczeń uprawniających do otrzymania bonów paliwowych;<br>- rejestr zaświadczeń potwierdzających okresy pracy w rolnictwie;<br>- rejestr zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości;<br>- Udostępnianie danych z rejestrów, ewidencji i archiwów Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa. Udostępnianie należy do komórki organizacyjnej urzędu, stosownie do jej zakresu działania.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">W rejestrach dotyczących uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta ewidencjonuje się akty prawne organów gminy, których treść udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej. W przypadku aktów nie udostępnionych zastosowanie mają zasady określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Większość rejestrów i ewidencji, również archiwum Urzędu Stanu Cywilnego, prowadza jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Jeżeli przepisy odrębnych ustaw przewidują w odmowę dostępu do danych lub dalej idącą ochronę niż to wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się przepisy tych ustaw.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Przepis szczególny może zezwalać na ich udostępnianie danych (powszechna dostępność, jawność).</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych ( wykażą interes prawny, uwiarygodnią interes faktyczny w otrzymaniu danych), a udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osoby.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek chyba, że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Zasady udostępniania danych z ewidencji, rejestrów archiwów, zgodnie z przepisami szczególnymi określone są w kartach informacyjnych, według zakresu spraw prowadzonych przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu. Najczęściej, na podstawie prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów wydaje się zaświadczenia na zasadach określonych w kartach informacyjnych dotyczących “Załatwiania spraw”</span></span></span></p><p style="text-align:center;"><span style="color:#333399;font-size:small;"></span><br><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">INSTRUKCJA<br>W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO W<br>RUSINOWIE</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Rozdział I</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Postanowienia ogólne</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§1</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Rusinowie oraz zasady i tryb postępowania z powstającą w urzędzie, nadsyłaną<br>i składaną w nim dokumentacją.<br><br></span></span></span><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:<br><br></span></span></span><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) kierowniku wydziału (referatu) - należy przez to rozumieć również dyrektora wydziału lub innej równorzędnej komórki organizacyjnej w urzędzie,<br><br></span></span></span><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) kierowniku archiwum zakładowego - należy przez to rozumieć również pracownika, któremu powierzono prowadzenie archiwum zakładowego,<br><br></span></span></span><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3) wydziale - należy przez to rozumieć również równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie, występującą w strukturze organizacyjnej urzędu,<br><br></span></span></span><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4) jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gminy i związków międzygminnych wprowadzony przez Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319).</span></span></span></p><p align="center"><br><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§2</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w urzędzie dzieli się na:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład samorządowego zasobu archiwalnego, zwanej dalej "materiałami archiwalnymi",</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) dokumentację inną niż określona w pkt. l, nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej "dokumentacją niearchiwalną".<br><br></span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich wytworzenia.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Odrębnie uregulowane jest postępowanie z:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) dokumentacją niejawną,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) dokumentacją geologiczną, geodezyjno-kartograficzną i audio-wizualną - jeżeli dla tej dokumentacji prowadzi się odrębne archiwa,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4. Oznaczanie kategorii dokumentacji:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) kategorię dokumentacji, stanowiącej materiały archiwalne, oznacza się symbolem "A",</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem "B" z tym, że:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz dla celów kontrolnych,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">b) symbolem "BC" oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">c) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie, ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5. W szczególnie uzasadnionych wypadkach, właściwe archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 2) lit. a), uznając ją za materiały archiwalne.</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§3</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Materiały archiwalne ("A") przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat; po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Dokumentację niearchiwalną "B" archiwum zakładowe przechowuje przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Rozdział II</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Organizacja archiwum zakładowego</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§4</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Archiwum zakładowe stanowi wewnętrzną komórkę organizacyjną Urzędu. Szczegółowe usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej urzędu określa regulamin organizacyjny urzędu.<br>Lokal archiwum zakładowego i jego wyposażenie</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§5</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Lokal archiwum zakładowego stanowią:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) pomieszczenie biurowe służące do pracy biurowej pracowników archiwum zakładowego i do udostępniania materiałów archiwalnych; prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego archiwum zakładowe w miejscu jego pracy.,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny i w zasadzie mieścić się na parterze. Lokal powinien posiadać mocne drzwi i zamki, okratowane okna, powinien posiadać instalację elektryczną i dobrą wentylację. Zaleca się gładką fakturę podług. Temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach 16-18°C, wilgotność w granicach 40-60%.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Umeblowanie archiwum zakładowego powinno składać się z biurek, szaf, stołu do prac archiwalnych, półek, regałów (wskazane jest, aby były to regały metalowe), drabin, schodków itp. Lokal winien być wyposażony w termohigrometr bądź w termometr i higrometr.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4. Półki powinny być ustawione wzdłuż ścian prostopadle do otworów okiennych oraz środkiem parami zwrócone szczytami do ściany okiennej. Odstępy między regałami stacjonarnymi powinny wynosić co najmniej 70 cm. Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłogą. Odległość między ustawioną na ostatniej górnej półce dokumentacją a sufitem powinna wynosić co najmniej 15 cm. Wymaga tego konieczność przepływu powietrza.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5. W magazynie nie wolno ustawiać żelaznych pieców, otwartych grzejników ani też palić tytoniu. Otwory palenisk pieców kaflowych lub ceglanych powinny znajdować się na zewnątrz pomieszczeń magazynowych.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">6. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe lokal archiwum zakładowego musi być wyposażony w niezbędny sprzęt i materiały ratunkowe, jak: gaśnice proszkowe, koce gaśnicze itp., ustalone w porozumieniu z miejscową komendą straży pożarnej.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">7. W archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">8. Magazyn dokumentacji powinien być systematycznie wietrzony. Okna pomieszczeń magazynowych powinny być zasłaniane materiałem zabezpieczającym penetrację światła dziennego.</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Rozdział III</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Zakres działania archiwum zakładowego</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§7</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. przyjmowanie opracowanych zgodnie z § 35-37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) materiałów archiwalnych (kat. "A") i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. prowadzenie ewidencji dokumentacji oraz jej przechowywanie i zabezpieczenie,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.<br>Obowiązki pracowników archiwum zakładowego</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§8</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Czynności określone w § 7 są wykonywane przez pracownika, któremu powierzono prowadzenie archiwum zakładowego.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Przy udostępnianiu dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym osoby odpowiedzialne za jego prowadzenie powinny stosować w praktyce:<br>- Ustawę z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z póz. zm.),<br>- Ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z póz. zm.).</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Do obowiązków pracowników archiwum zakładowego należy dbanie o całość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4. Pracownik archiwum zakładowego składa roczne sprawozdanie z wykonania czynności i zadań archiwum. W szczególności sprawozdanie powinno wykazywać ilość dokumentacji w metrach bieżących:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) przyjętej do archiwum zakładowego,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) przekazanej do archiwum państwowego (kategoria "A"),</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3) wydzielonej na makulaturę i przekazanej do zniszczenia,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4) udostępnionej - w liczbie kart udostępnienia.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5. W razie zmiany na stanowisku pracownika archiwum zakładowego przekazanie archiwum nowemu odbywa się protokolarnie.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">6. Pracownik archiwum zakładowego obowiązany jest znać strukturę organizacyjną urzędu, instrukcję kancelaryjną dla organów gminy i związków międzygminnych oraz jednolity rzeczowy wykaz akt będący załącznikiem do powołanego wyżej przepisu, według którego komórki prowadzą akta.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">7. Do obowiązków pracowników archiwum zakładowego - poza czynnościami związanymi z jego prowadzeniem - należy stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych.<br>Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§9</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Akta spraw ostatecznie załatwionych urząd przechowuje na nośnikach papierowych w archiwum zakładowym.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie l roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr l) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii BC,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">6) w odniesieniu do akt kategorii "A" - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii "A" i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii "B", z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">6. Pracownik archiwum zakładowego przekazuje do archiwum państwowego jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji archiwalnej kat. "A" przejętej przez archiwum zakładowe.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">7. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego spisu rzeczowego akt.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">8. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">9. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">10. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">11. Archiwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez komórki organizacyjne własnego urzędu. Dokumentację pochodzącą z innych jednostek organizacyjnych, archiwum zakładowe może przechowywać jedynie na polecenie kierownika urzędu.<br><br></span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Rozdział IV</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§10</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Archiwum zakładowe oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu (np. dokumentację wymienioną w spisie Nr 40 poz. 71 - oznacza się sygnaturą 40/71).</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wkłada się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, drugi egzemplarz spisów, służący do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnych teczkach prowadzonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) spisy zdawczo-odbiorcze,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne<br>spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3) karty udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenia jej poza jego obręb,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4) protokóły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Państwowego,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">6) protokóły oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie i odpowiednimi orzeczeniami archiwum państwowego.<br>Środki ewidencyjne wymienione w punktach l, 2, 4, 5 i 6 należą do dokumentacji kategorii "A".<br><br></span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Rozdział V</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Sposób przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§11</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Jeżeli wielkość magazynu na to pozwala, na dokumentację każdego wydziału przeznacza się oddzielne miejsce w archiwum zakładowym. Z braku miejsca, dokumentację należy układać w kolejności napływu z różnych wydziałów w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Dokumentację układa się na półkach bądź poziomo systemem bibliotecznym, bądź pionowo jedną na drugiej, od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Mapy i rysunki techniczne należy przechowywać rozłożone. Jedynie mapy o dużych wymiarach mogą być zwinięte na rolkach i przechowywane w specjalnych pudłach - futerałach.<br>Udostępnianie dokumentacji w archiwum</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§12</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kategorii "A" i "B" stanowiącą jego zasób.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą kierownika tego wydziału, z którego dokumentacja pochodzi, na podstawie kart udostępnienia (Wzór PuA-32). Na udostępnienie dokumentacji wydziału zlikwidowanego zgodę wyraża kierownik wydziału, który przejął jego zakres działania lub - jeżeli takiego wydziału nie można ustalić - bezpośredni przełożony kierownika archiwum.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Udostępnianie dokumentacji dla celów innych niż służbowe odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych archiwum zakładowego pod nadzorem kierownika archiwum lub wyznaczonego przez niego pracownika.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na teren pomieszczeń biurowych urzędu. Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce ponumerować (spaginować) oraz sporządzić jej spis i opis (np. załączniki w postaci planów, plansz, itp., dokumenty luźne, stan zachowania materiałów, braki itd.).</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">6. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym może być udostępniana na zewnątrz dla potrzeb administracji państwowej i samorządowej, sądów i innych instytucji państwowych i samorządowych, za zgodą kierownika urzędu oraz przekazana protokółem zdawczo-odbiorczym, albo za potwierdzeniem odbioru. Wypożyczana dokumentacja winna być opisana i spaginowana.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">7. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) dokumentacji uszkodzonej,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">8. Udostępnienie dokumentacji z magazynów archiwalnych może być dokonane wyłącznie przez pracowników tegoż archiwum.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">9. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą.<br>Odpowiedzialność korzystających za udostępnioną dokumentację</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§13</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Pracownik archiwum zakładowego potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności osoby zwracającej.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) pracownik archiwum zakładowego,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) wypożyczający dokumentację,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3) kierownik komórki organizacyjnej, którego pracownikiem jest wypożyczający dokumentację,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4) kierownik komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugi - przechowuje się w archiwum zakładowym w specjalnej teczce, a trzeci - przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5. Kierownik komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji, przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej.<br>Wydzielanie dokumentacji</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§14</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Co roku pracownik archiwum zakładowego dokonuje przeglądu i przygotowuje akta do wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć:</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1) wyłączenie dokumentacji kategorii "A", podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2) wyłączenie dokumentacji kategorii "B" na makulaturę,</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem "BE", przeznaczonej do ekspertyzy.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Wydzielanie dokumentacji odbywa się komisyjnie.<br>Komisja składa się z: przewodniczącego, wyznaczonego przez kierownika urzędu, z przedstawiciela<br>zainteresowanej komórki organizacyjnej oraz pracownika archiwum zakładowego.<br>Termin przystąpienia do wydzielania dokumentacji ustala pracownik archiwum zakładowego, w<br>porozumieniu z kierownikami zainteresowanych komórek organizacyjnych oraz bezpośrednim<br>przełożonym.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Wydzielanie dokumentacji wydziałów odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji kategorii "A", natomiast ma prawo przekwalifikować dokumentację kategorii "B" w przypadku jej błędnej kwalifikacji do kategorii "A", przedłużyć termin przechowywania dokumentacji kategorii "B".</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">5. Z czynności związanych z wydzielaniem dokumentacji komisja sporządza protokół oceny, do którego dołącza spisy dokumentacji kategorii "B" proponowanej do przekazania na makulaturę bądź zniszczenie wg załączonych wzorów.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">6. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokółem przedkłada się do zatwierdzenia kierownikowi urzędu.<br>Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§15</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Po upływie terminu określonego w § 3 instrukcji - archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne całego urzędu do właściwego archiwum państwowego, na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego przez archiwum zakładowe w trzech egzemplarzach i podpisanego przez kierownika urzędu; jeden egzemplarz spisu zatrzymuje archiwum zakładowe, dwa zaś egzemplarze przesyła się wraz z wnioskiem do archiwum państwowego.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Przy pierwszym przekazywaniu materiałów archiwalnych urzędu do archiwum państwowego należy do spisów materiałów dołączyć krótką notatkę, zawierającą datę powołania urzędu i zasięg jego działania oraz strukturę organizacyjną i jednolity rzeczowy wykaz akt. Przy następnym przekazywaniu materiałów do spisu dołącza się jedynie informację o zmianach w strukturze organizacyjnej lub w jednolitym rzeczowym wykazie akt, jeżeli takie zmiany zostały wprowadzone w okresie między jednym a następnym przekazaniem materiałów archiwalnych.<br>Przeznaczanie dokumentacji kategorii "B" na makulaturę</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§16</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Pierwszy egzemplarz spisu dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę wraz z protokółem oceny dokumentacji niearchiwalnej należy przesłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. Spisy te wraz z protokółem brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach.</span></span></span></p><p style="text-align:left;"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę, powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści i przekazana na makulaturę bądź zniszczenie.<br></span></span></span></p><p style="text-align:center;"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Rozdział VI</span></span></span></p><p style="text-align:center;"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">Kontrola archiwum zakładowego</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§17</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym sprawuje właściwe archiwum państwowe.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. Przedstawiciel archiwum państwowego sporządza protokół z przeprowadzonej kontroli a dyrektor archiwum państwowego wydaje zalecenia pokontrolne, do realizacji których jest zobowiązana kontrolowana jednostka organizacyjna.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">3. Protokół z kontroli podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej, pracownik prowadzący archiwum zakładowe oraz kontrolujący przedstawiciel archiwum państwowego<br>Postępowanie z dokumentacją po likwidacji lub reorganizacji komórki organizacyjnej oraz reorganizacji lub ustaniu działalności jednostki organizacyjnej</span></span></span></p><p align="center"><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">§18</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">1. Komórka organizacyjna, która jest prawnym następcą części lub całości funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki organizacyjnej, przejmuje akta spraw nie załatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego kopię należy przekazać do archiwum zakładowego. Archiwum zakładowe przejmuje pozostałe akta zlikwidowanej lub zreorganizowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji.</span></span></span></p><p><span style="font-family:verdana, geneva;"><span style="font-size:small;"><span style="color:#333399;">2. W wyniku ustania działalności urzędu postępowanie z aktami określa § 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).</span></span></span></p> </div>
15713
15713
Prowadzone rejestry ewidencyjne i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych
1
Urząd Gminy Rusinów
76
Łukasz Pawlikowski
76
Łukasz Pawlikowski
2012-09-27 08:04:11
2012-09-27 08:04:11
2012-09-27 08:04:11
Brak danych
Brak danych
Brak danych
158
5452
false
0
true
false