Prowadzone rejestry ewidencyjne i archiwa oraz sposoby i zasady udostępniania danych w nich zawartych 

 

  

Na podstawie art. 8 ust. 4 Ustawy o dostępie do informacji publicznej informujemy, że:
Udostępnianie informacji publicznych nieudostępnionych przez Urząd Gminy w Biuletynie Informacji Publicznej następuje poprzez:

1. wywieszanie informacji na tablicy ogłoszeń Urzędu Gminy,

2. udostępnianie materiałów dokumentujących posiedzenia organów kolegialnych gminy oraz udostępnianie dokumentów na pisemny wniosek, złożony w Urzędzie Gminy.

Nie jest wymagany wniosek w przypadku dokumentów, których udostępnienie może nastąpić niezwłocznie.

 

 

Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.

W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją niearchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.

Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa, zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym, w tym w szczególności:

Stanowisko do spraw obsługi organów gminy

- rejestr uchwał rady gminy;
- rejestr przepisów gminnych;
- rejestr interpelacji i wniosków radnych;
- rejestr uchwał komisji rady gminy;
- rejestr zarządzeń wójta;
- rejestr aktów wewnętrznych;
- rejestr wniosków o udzielenie informacji publicznej.

Stanowisko do spraw organizacyjnych i kadrowych

- rejestr skarg i wniosków;
- rejestr wydanych upoważnień i pełnomocnictw;
- archiwum zakładowe.

Urząd Stanu Cywilnego

- rejestry wydawanych i utraconych dowodów osobistych – w posiadaniu od roku 1975 r.;
- skorowidz alfabetyczny aktów urodzeń, małżeństw i zgonów – w posiadaniu księgi stanu cywilnego z lat: 1935, 1936, 1937 i 1945; - od roku 1946 – pełny zakres dokumentów urzędu stanu cywilnego;
- rejestr wydanych zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą;
- ewidencja ludności;
- rejestr wyborców;
- rejestr dodatków mieszkaniowych;
- rejestr zaświadczeń komisji egzaminacyjnych (dotyczy nadawania stopnia awansu zawodowego nauczycielom).

Stanowisko do spraw inwestycji, gospodarki nieruchomościami i zagospodarowania przestrzennego

- rejestr wydanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania przestrzennego – prowadzony do dnia 10 lipca 2003 r.,
od dnia 11 lipca 2003 r. – rejestr wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym;
- od dnia 11 lipca – rejestr decyzji o ustaleniu warunków zabudowy rejestr miejscowych planów zagospodarowania
rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego.

Stanowisko do spraw rolnictwa i ochrony środowiska

- publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie.

Stanowisko do spraw działalności gospodarczej

- ewidencja działalności gospodarczej;
- rejestr zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych.

Stanowisko do spraw drogownictwa i gospodarki komunalnej

- ewidencja dróg i obiektów mostowych.

Referat Finansowy

- ewidencja podatników;
- rejestr zwolnień 5–cio letnich z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego;
- rejestr ulg inwestycyjnych;
- rejestr ulg żołnierskich;
- rejestr umorzeń zaległości podatkowych;
- rejestr odroczeń zaległości podatkowych;
- rejestr odroczeń terminów płatności;
- rejestr umorzeń odsetek za zwłokę;
- rejestr wydanych zaświadczeń uprawniających do otrzymania bonów paliwowych;
- rejestr zaświadczeń potwierdzających okresy pracy w rolnictwie;
- rejestr zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości;
- Udostępnianie danych z rejestrów, ewidencji i archiwów Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa. Udostępnianie należy do komórki organizacyjnej urzędu, stosownie do jej zakresu działania.

W rejestrach dotyczących uchwał Rady Gminy i zarządzeń Wójta ewidencjonuje się akty prawne organów gminy, których treść udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej. W przypadku aktów nie udostępnionych zastosowanie mają zasady określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

Większość rejestrów i ewidencji, również archiwum Urzędu Stanu Cywilnego, prowadza jest w postaci zbiorów danych osobowych i przy udostępnianiu danych w nich zawartych mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.

Jeżeli przepisy odrębnych ustaw przewidują w odmowę dostępu do danych lub dalej idącą ochronę niż to wynika z ustawy o ochronie danych osobowych, stosuje się przepisy tych ustaw.

Przepis szczególny może zezwalać na ich udostępnianie danych (powszechna dostępność, jawność).

Dane osobowe udostępnia się osobom i podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. osobom, których dane dotyczą, organom administracji publicznej, organom wymiaru sprawiedliwości, organom kontroli skarbowej, innym organom realizującym zadania ustawowe). Dane osobowe udostępnia się również innym podmiotom i osobom, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią potrzebę posiadania takich danych ( wykażą interes prawny, uwiarygodnią interes faktyczny w otrzymaniu danych), a udostępnienie danych nie naruszy praw i wolności osoby.

Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek chyba, że przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać ich zakres i przeznaczenie.

Zasady udostępniania danych z ewidencji, rejestrów archiwów, zgodnie z przepisami szczególnymi określone są w kartach informacyjnych, według zakresu spraw prowadzonych przez poszczególne komórki organizacyjne urzędu. Najczęściej, na podstawie prowadzonych rejestrów, ewidencji i archiwów wydaje się zaświadczenia na zasadach określonych w kartach informacyjnych dotyczących “Załatwiania spraw”


INSTRUKCJA
W SPRAWIE ORGANIZACJI I ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO W
RUSINOWIE

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1

1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum zakładowego w Rusinowie oraz zasady i tryb postępowania z powstającą w urzędzie, nadsyłaną
i składaną w nim dokumentacją.

2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o:

1) kierowniku wydziału (referatu) - należy przez to rozumieć również dyrektora wydziału lub innej równorzędnej komórki organizacyjnej w urzędzie,

2) kierowniku archiwum zakładowego - należy przez to rozumieć również pracownika, któremu powierzono prowadzenie archiwum zakładowego,

3) wydziale - należy przez to rozumieć również równorzędną komórkę organizacyjną o innej nazwie, występującą w strukturze organizacyjnej urzędu,

4) jednolitym rzeczowym wykazie akt - należy przez to rozumieć jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gminy i związków międzygminnych wprowadzony przez Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319).


§2

1. Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w urzędzie dzieli się na:

1) dokumentację stanowiącą materiały archiwalne wchodzące w skład samorządowego zasobu archiwalnego, zwanej dalej "materiałami archiwalnymi",

2) dokumentację inną niż określona w pkt. l, nie stanowiącą materiałów archiwalnych, zwaną dalej "dokumentacją niearchiwalną".

2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, bez względu na sposób ich wytworzenia.

3. Odrębnie uregulowane jest postępowanie z:

1) dokumentacją niejawną,

2) dokumentacją geologiczną, geodezyjno-kartograficzną i audio-wizualną - jeżeli dla tej dokumentacji prowadzi się odrębne archiwa,

4. Oznaczanie kategorii dokumentacji:

1) kategorię dokumentacji, stanowiącej materiały archiwalne, oznacza się symbolem "A",

2) kategorię dokumentacji niearchiwalnej oznacza się symbolem "B" z tym, że:

a) symbolem "B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację niearchiwalną, o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb urzędu oraz dla celów kontrolnych,

b) symbolem "BC" oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę,

c) symbolem "BE" oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie, ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.

5. W szczególnie uzasadnionych wypadkach, właściwe archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w ust. 4 pkt 2) lit. a), uznając ją za materiały archiwalne.

§3

1. Materiały archiwalne ("A") przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat; po upływie tego okresu materiały archiwalne przekazuje się do właściwego archiwum państwowego.

2. Dokumentację niearchiwalną "B" archiwum zakładowe przechowuje przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

Rozdział II

Organizacja archiwum zakładowego

§4

1. Archiwum zakładowe stanowi wewnętrzną komórkę organizacyjną Urzędu. Szczegółowe usytuowanie archiwum zakładowego w strukturze organizacyjnej urzędu określa regulamin organizacyjny urzędu.
Lokal archiwum zakładowego i jego wyposażenie

§5

1. Lokal archiwum zakładowego stanowią:

1) pomieszczenie biurowe służące do pracy biurowej pracowników archiwum zakładowego i do udostępniania materiałów archiwalnych; prace biurowe mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego archiwum zakładowe w miejscu jego pracy.,

2) magazyn, służący do przechowywania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej.

2. Lokal archiwum zakładowego powinien być suchy, widny i w zasadzie mieścić się na parterze. Lokal powinien posiadać mocne drzwi i zamki, okratowane okna, powinien posiadać instalację elektryczną i dobrą wentylację. Zaleca się gładką fakturę podług. Temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach 16-18°C, wilgotność w granicach 40-60%.

3. Umeblowanie archiwum zakładowego powinno składać się z biurek, szaf, stołu do prac archiwalnych, półek, regałów (wskazane jest, aby były to regały metalowe), drabin, schodków itp. Lokal winien być wyposażony w termohigrometr bądź w termometr i higrometr.

4. Półki powinny być ustawione wzdłuż ścian prostopadle do otworów okiennych oraz środkiem parami zwrócone szczytami do ściany okiennej. Odstępy między regałami stacjonarnymi powinny wynosić co najmniej 70 cm. Pierwszą od dołu półkę regału umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłogą. Odległość między ustawioną na ostatniej górnej półce dokumentacją a sufitem powinna wynosić co najmniej 15 cm. Wymaga tego konieczność przepływu powietrza.

5. W magazynie nie wolno ustawiać żelaznych pieców, otwartych grzejników ani też palić tytoniu. Otwory palenisk pieców kaflowych lub ceglanych powinny znajdować się na zewnątrz pomieszczeń magazynowych.

6. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe lokal archiwum zakładowego musi być wyposażony w niezbędny sprzęt i materiały ratunkowe, jak: gaśnice proszkowe, koce gaśnicze itp., ustalone w porozumieniu z miejscową komendą straży pożarnej.

7. W archiwum zakładowym nie wolno przechowywać żadnych innych przedmiotów poza przedmiotami stanowiącymi jego wyposażenie.

8. Magazyn dokumentacji powinien być systematycznie wietrzony. Okna pomieszczeń magazynowych powinny być zasłaniane materiałem zabezpieczającym penetrację światła dziennego.

Rozdział III

Zakres działania archiwum zakładowego

§7

Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:

1. przyjmowanie opracowanych zgodnie z § 35-37 instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy i związków międzygminnych stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319) materiałów archiwalnych (kat. "A") i dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu,

2. prowadzenie ewidencji dokumentacji oraz jej przechowywanie i zabezpieczenie,

3. udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej,

4. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,

5. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę, po uprzednim uzyskaniu zezwolenia właściwego archiwum państwowego.
Obowiązki pracowników archiwum zakładowego

§8

1. Czynności określone w § 7 są wykonywane przez pracownika, któremu powierzono prowadzenie archiwum zakładowego.

2. Przy udostępnianiu dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakładowym osoby odpowiedzialne za jego prowadzenie powinny stosować w praktyce:
- Ustawę z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 11, poz. 95 z póz. zm.),
- Ustawę z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883 z póz. zm.).

3. Do obowiązków pracowników archiwum zakładowego należy dbanie o całość i bezpieczeństwo archiwum zakładowego, a w szczególności zabezpieczenie dokumentacji przed pożarem, wilgocią, mechanicznym zniszczeniem, wpływami niszczących środków chemicznych i przed szkodnikami.

4. Pracownik archiwum zakładowego składa roczne sprawozdanie z wykonania czynności i zadań archiwum. W szczególności sprawozdanie powinno wykazywać ilość dokumentacji w metrach bieżących:

1) przyjętej do archiwum zakładowego,

2) przekazanej do archiwum państwowego (kategoria "A"),

3) wydzielonej na makulaturę i przekazanej do zniszczenia,

4) udostępnionej - w liczbie kart udostępnienia.

5. W razie zmiany na stanowisku pracownika archiwum zakładowego przekazanie archiwum nowemu odbywa się protokolarnie.

6. Pracownik archiwum zakładowego obowiązany jest znać strukturę organizacyjną urzędu, instrukcję kancelaryjną dla organów gminy i związków międzygminnych oraz jednolity rzeczowy wykaz akt będący załącznikiem do powołanego wyżej przepisu, według którego komórki prowadzą akta.

7. Do obowiązków pracowników archiwum zakładowego - poza czynnościami związanymi z jego prowadzeniem - należy stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowych.
Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe

§9

1. Akta spraw ostatecznie załatwionych urząd przechowuje na nośnikach papierowych w archiwum zakładowym.

2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie l roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.

3. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego.

4. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr l) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę,

2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii BC,

3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt,

4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,

5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,

6) w odniesieniu do akt kategorii "A" - przesznurowanie całości akt, ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.

5. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii "A" i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii "B", z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego określa załącznik.

6. Pracownik archiwum zakładowego przekazuje do archiwum państwowego jeden egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego dokumentacji archiwalnej kat. "A" przejętej przez archiwum zakładowe.

7. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego spisu rzeczowego akt.

8. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik prowadzący archiwum zakładowe.

9. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.

10. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.

11. Archiwum zakładowe przechowuje tylko dokumentację przekazaną przez komórki organizacyjne własnego urzędu. Dokumentację pochodzącą z innych jednostek organizacyjnych, archiwum zakładowe może przechowywać jedynie na polecenie kierownika urzędu.

Rozdział IV

Ewidencja dokumentacji w archiwum zakładowym

§10

1. Archiwum zakładowe oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu (np. dokumentację wymienioną w spisie Nr 40 poz. 71 - oznacza się sygnaturą 40/71).

2. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wkłada się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych do specjalnej teczki, która stanowi podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w archiwum zakładowym, drugi egzemplarz spisów, służący do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnych teczkach prowadzonych dla poszczególnych komórek organizacyjnych.

3. Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:

1) spisy zdawczo-odbiorcze,

2) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, do którego wpisuje się poszczególne
spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację,

3) karty udostępniania dokumentacji na miejscu w archiwum zakładowym lub wypożyczenia jej poza jego obręb,

4) protokóły o braku lub uszkodzeniu udostępnionej dokumentacji,

5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazanych do Archiwum Państwowego,

6) protokóły oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisem dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie i odpowiednimi orzeczeniami archiwum państwowego.
Środki ewidencyjne wymienione w punktach l, 2, 4, 5 i 6 należą do dokumentacji kategorii "A".

Rozdział V

Sposób przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym

§11

1. Jeżeli wielkość magazynu na to pozwala, na dokumentację każdego wydziału przeznacza się oddzielne miejsce w archiwum zakładowym. Z braku miejsca, dokumentację należy układać w kolejności napływu z różnych wydziałów w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych.

2. Dokumentację układa się na półkach bądź poziomo systemem bibliotecznym, bądź pionowo jedną na drugiej, od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur.

3. Mapy i rysunki techniczne należy przechowywać rozłożone. Jedynie mapy o dużych wymiarach mogą być zwinięte na rolkach i przechowywane w specjalnych pudłach - futerałach.
Udostępnianie dokumentacji w archiwum

§12

1. Archiwum zakładowe udostępnia dokumentację kategorii "A" i "B" stanowiącą jego zasób.

2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą kierownika tego wydziału, z którego dokumentacja pochodzi, na podstawie kart udostępnienia (Wzór PuA-32). Na udostępnienie dokumentacji wydziału zlikwidowanego zgodę wyraża kierownik wydziału, który przejął jego zakres działania lub - jeżeli takiego wydziału nie można ustalić - bezpośredni przełożony kierownika archiwum.

3. Udostępnianie dokumentacji dla celów innych niż służbowe odbywa się na zasadach określonych w odrębnych przepisach.

4. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach biurowych archiwum zakładowego pod nadzorem kierownika archiwum lub wyznaczonego przez niego pracownika.

5. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal archiwum zakładowego na teren pomieszczeń biurowych urzędu. Należy wówczas dokumentację znajdującą się w wypożyczonej teczce ponumerować (spaginować) oraz sporządzić jej spis i opis (np. załączniki w postaci planów, plansz, itp., dokumenty luźne, stan zachowania materiałów, braki itd.).

6. Dokumentacja przechowywana w archiwum zakładowym może być udostępniana na zewnątrz dla potrzeb administracji państwowej i samorządowej, sądów i innych instytucji państwowych i samorządowych, za zgodą kierownika urzędu oraz przekazana protokółem zdawczo-odbiorczym, albo za potwierdzeniem odbioru. Wypożyczana dokumentacja winna być opisana i spaginowana.

7. Poza lokal archiwum zakładowego nie wolno wypożyczać:

1) dokumentacji uszkodzonej,

2) środków ewidencyjnych archiwum zakładowego.

8. Udostępnienie dokumentacji z magazynów archiwalnych może być dokonane wyłącznie przez pracowników tegoż archiwum.

9. W miejsce wyjętej z półek dokumentacji wkłada się kartę zastępczą.
Odpowiedzialność korzystających za udostępnioną dokumentację

§13

1. Korzystający z dokumentacji archiwum zakładowego ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnionej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie.

2. Pracownik archiwum zakładowego potwierdza odbiór udostępnionej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności osoby zwracającej.

3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, pracownik archiwum zakładowego sporządza protokół, który podpisują:

1) pracownik archiwum zakładowego,

2) wypożyczający dokumentację,

3) kierownik komórki organizacyjnej, którego pracownikiem jest wypożyczający dokumentację,

4) kierownik komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.

4. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych lub dołącza się do uszkodzonych materiałów, drugi - przechowuje się w archiwum zakładowym w specjalnej teczce, a trzeci - przekazuje się kierownikowi komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji.

5. Kierownik komórki organizacyjnej, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji, przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej.
Wydzielanie dokumentacji

§14

1. Co roku pracownik archiwum zakładowego dokonuje przeglądu i przygotowuje akta do wydzielenia dokumentacji. Przez wydzielenie należy rozumieć:

1) wyłączenie dokumentacji kategorii "A", podlegającej przekazaniu do archiwum państwowego,

2) wyłączenie dokumentacji kategorii "B" na makulaturę,

3) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem "BE", przeznaczonej do ekspertyzy.

2. Wydzielanie dokumentacji odbywa się komisyjnie.
Komisja składa się z: przewodniczącego, wyznaczonego przez kierownika urzędu, z przedstawiciela
zainteresowanej komórki organizacyjnej oraz pracownika archiwum zakładowego.
Termin przystąpienia do wydzielania dokumentacji ustala pracownik archiwum zakładowego, w
porozumieniu z kierownikami zainteresowanych komórek organizacyjnych oraz bezpośrednim
przełożonym.

3. Wydzielanie dokumentacji wydziałów odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczek z ich zawartością.

4. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji kategorii "A", natomiast ma prawo przekwalifikować dokumentację kategorii "B" w przypadku jej błędnej kwalifikacji do kategorii "A", przedłużyć termin przechowywania dokumentacji kategorii "B".

5. Z czynności związanych z wydzielaniem dokumentacji komisja sporządza protokół oceny, do którego dołącza spisy dokumentacji kategorii "B" proponowanej do przekazania na makulaturę bądź zniszczenie wg załączonych wzorów.

6. Spisy dokumentacji podpisane przez członków komisji wraz z protokółem przedkłada się do zatwierdzenia kierownikowi urzędu.
Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

§15

1. Po upływie terminu określonego w § 3 instrukcji - archiwum zakładowe przekazuje materiały archiwalne całego urzędu do właściwego archiwum państwowego, na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.

2. Materiały archiwalne przekazuje się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, sporządzonego przez archiwum zakładowe w trzech egzemplarzach i podpisanego przez kierownika urzędu; jeden egzemplarz spisu zatrzymuje archiwum zakładowe, dwa zaś egzemplarze przesyła się wraz z wnioskiem do archiwum państwowego.

3. Przy pierwszym przekazywaniu materiałów archiwalnych urzędu do archiwum państwowego należy do spisów materiałów dołączyć krótką notatkę, zawierającą datę powołania urzędu i zasięg jego działania oraz strukturę organizacyjną i jednolity rzeczowy wykaz akt. Przy następnym przekazywaniu materiałów do spisu dołącza się jedynie informację o zmianach w strukturze organizacyjnej lub w jednolitym rzeczowym wykazie akt, jeżeli takie zmiany zostały wprowadzone w okresie między jednym a następnym przekazaniem materiałów archiwalnych.
Przeznaczanie dokumentacji kategorii "B" na makulaturę

§16

1. Pierwszy egzemplarz spisu dokumentacji zakwalifikowanej na makulaturę wraz z protokółem oceny dokumentacji niearchiwalnej należy przesłać do właściwego archiwum państwowego dla uzyskania zezwolenia na jej zniszczenie. Spisy te wraz z protokółem brakowania sporządza się w dwóch egzemplarzach.

2. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę, powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści i przekazana na makulaturę bądź zniszczenie.

Rozdział VI

Kontrola archiwum zakładowego

§17

1. Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania dokumentacji w archiwum zakładowym sprawuje właściwe archiwum państwowe.

2. Przedstawiciel archiwum państwowego sporządza protokół z przeprowadzonej kontroli a dyrektor archiwum państwowego wydaje zalecenia pokontrolne, do realizacji których jest zobowiązana kontrolowana jednostka organizacyjna.

3. Protokół z kontroli podpisuje kierownik jednostki organizacyjnej, pracownik prowadzący archiwum zakładowe oraz kontrolujący przedstawiciel archiwum państwowego
Postępowanie z dokumentacją po likwidacji lub reorganizacji komórki organizacyjnej oraz reorganizacji lub ustaniu działalności jednostki organizacyjnej

§18

1. Komórka organizacyjna, która jest prawnym następcą części lub całości funkcji zreorganizowanej lub zlikwidowanej komórki organizacyjnej, przejmuje akta spraw nie załatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego kopię należy przekazać do archiwum zakładowego. Archiwum zakładowe przejmuje pozostałe akta zlikwidowanej lub zreorganizowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z postanowieniami niniejszej instrukcji.

2. W wyniku ustania działalności urzędu postępowanie z aktami określa § 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).

 


Liczba odwiedzin : 3406
Podmiot udostępniający informację : Urząd Gminy Rusinów
Osoba wprowadzająca informację : Tomasz Wardecki
Osoba odpowiedzialna za informację : Tomasz Wardecki
Czas wytworzenia: 2012-09-27 08:04:11
Czas publikacji: 2012-09-27 08:04:11
Data przeniesienia do archiwum: Brak